Datenbasierende Prüfungshandlungen


Datenauswertungen im Beschaffungsprozess: Prüfen der Wirtschaftlichkeit und Sicherheit im Einkauf durch Datenanalysen
Es gibt eine Vielzahl von Datenauswertungsmöglichkeiten. Diese stehen immer im Zusammenhang mit den jeweiligen IT-Systemen, welche im Unternehmen eingesetzt werden




DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung"

Daten sind aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken. Im privaten Bereich steht in der Regel das Mobiltelefon im Vordergrund, da es permanent Daten erfasst. Aber auch bei der Betrachtung von betrieblichen Prozessen stehen Daten im Fokus. Da Unternehmen ihre Prozesse IT-gestützt organisieren, werden Datensätze erzeugt. Eine Betrachtung dieser Daten ist Voraussetzung jeder Prüfung der Internen Revision. Im DIIR-Arbeitskreis "Revision der Beschaffung" wurde erarbeitet, welche Datenauswertungen man im Wesentlichen betrachten sollte, um ein Bild des Einkaufsprozesses und des damit verbundenen Internen Kontrollsystems zu erhalten. Die Autoren haben eine Ansammlung der – aus ihrer Sicht – wesentlichen Datenauswertungen basierend auf ihren Erfahrungen der vergangenen Jahre zusammengetragen.

Bei den meisten Unternehmen wird der Einkaufsprozess durch ein IT-System gestützt. Dieser Umstand ermöglicht es der Revision, Prüfungshandlungen auf Basis von Datenabgleichen und Datenanalysen vorzunehmen. Wenngleich eine qualitative Bewertung der Einkaufstätigkeit limitiert ist, so besteht aber die Möglichkeit der systemgestützten Überprüfung von Prozesstreue und möglichen Abweichungen vom definierten Standardprozess. Auch können datenbasierte Analysen mögliche Auffälligkeiten zutage fördern.

Es soll nun entlang des Einkaufsprozesses eine Auswahl möglicher datenbasierender Prüfungshandlungen beschrieben werden. Die gängigen Datenanalysen stehen hierbei im Fokus. Abhängig von dem etablierten ERP-System sowie dem zugrunde liegenden Geschäftsmodell des Unternehmens sind selbstverständlich weitere Prüfungshandlungen möglich.


Dieser Beitrag aus der Zeitschrift für Interne Revision (ZIR) (Ausgabe 3, 2024, Seite 121 bis 127) wurde von der Redaktion von Compliance-Magazin.de gekürzt.
In voller Länge können Sie ihn und weitere hier nicht veröffentliche Artikel im ZIR lesen.


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Im Überblick

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    Ein funktionierendes und gut ausbalanciertes IKS agiert in Ihrem Arbeitsalltag als persönlicher Rettungsfallschirm. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr IKS diese Funktion erfüllt und nicht als Papiertiger in einer Schublade landet? Würden Sie ohne Fallschirm aus dem Flugzeug springen? Sicher nicht.

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