Kontrollierte Steuerung und Ablage von E-Mails

Compliance-konformes E-Mail-Handling - Vermeidung von Korruption oder Diskriminierung anhand einer linguistischen Inhaltsanalyse Warnhinweise
Mit ihrer "eGovernance Software Solution" adressiert docs&rules vor allem Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Governance- und Compliance-Verpflichtungen

(24.01.08) - Texte von E-Mails und sonstigen elektronischen Dokumenten analysieren und anschließend vordefinierten Themen zuordnen - dies können Unternehmen jetzt durch eine Kombination der "eGovernance Software Solution" von docs&rules mit den Such- und Klassifizierungswerkzeugen von IntraFind. Eine entsprechende Partnervereinbarung haben die IntraFind Software AG und die docs&rules GmbH, Spezialist für die Compliance-konforme Steuerung und Ablage von E-Mails, vor kurzem abgeschlossen. Anwendern der docs&rules Software steht für die Untersuchung kritischer Dokumente damit eine der Markt führenden Klassifikationslösungen zur Verfügung.

IntraFind ist Spezialist für Knowlede Retrieval und Text-Mining und entwickelt zu diesen Themengebieten Produkte, Lösungen und Services. In einem ersten Schritt hat docs&rules den TopicFinder von IntraFind, ein Werkzeug für die automatische Text-Klassifikation, in die eigene eGovernance-Software-Solution integriert. Dadurch können ein- und ausgehende E-Mails einschließlich Anlagen, z.B. Einladungen, Preisabsprachen, vertrauliche Dokumente etc. als kritische Inhalte erkannt werden. Der lernende IntraFind Topic-Identifier schlägt Zuordnungsmöglichkeiten vor und klassifiziert die Inhalte automatisch.

Dr. Mathias Petri, Geschäftsführer der docs&rules GmbH, sagte: "Mit dem integrierten TopicFinder können Anwender unserer regelbasierten eGovernance Software Solution ein- und vor allem auch ausgehende Informationsströme filtern und lenken. Dabei können für alle relevanten Regelwerke, zum Beispiel zur Vermeidung von Korruption oder Diskriminierung, anhand einer linguistischen Inhaltsanalyse Warnhinweise gegeben und vorbeugende Maßnahmen ergriffen werden."

Der TopicFinder kann sowohl speziell auf die Informationsbelange des Kunden trainiert oder mit einer vortrainierten allgemeinen Themenhierarchie verwendet werden. Die hohe Zuordnungsqualität wird durch Kombination von neuesten linguistischen und mathematisch- bzw. informations-theoretischen Verfahren erreicht.

"Im Einsatzszenario der docs&rules-Lösung kommen die qualitativ hochwertigen Text-Mining-Produkte der IntraFind zur vollen Entfaltung. Die Textklassifikationslösung arbeitet mit dem wissenschaftlich anerkannt besten Lernverfahren (support vector machines), das derzeit verfügbar ist. Die morphologische Vorverarbeitung, die wir für alle relevanten Wirtschaftssprachen zur Verfügung haben, verbessert die Analysegüte nochmals und erlaubt eine sichere Erkennung Compliance-relevanter Inhalte", betonte Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG.

Mit ihrer eGovernance Software Solution adressiert docs&rules vor allem Unternehmen mit hohen Anforderungen an die Einhaltung gesetzlicher und freiwilliger Governance- und Compliance-Verpflichtungen. Die Compliance-konforme Lösung sorgt für eine kontrollierte Steuerung und Ablage von E-Mails und sonstigen elektronischen Dokumenten. Dabei wird sichergestellt, dass alle Dokumente die relevanten Vorschriften (SEC, Sarbannes-Oxley Act - SOX, GdPDU, MiFID, etc.) erfüllen.

Die Software von docs&rules analysiert den Inhalt von E-Mails, aber auch sonstigen elektronischen Dokumenten, und überprüft, inwieweit dieser gesetzlichen Regeln oder internen "Company Policies" zuwiderläuft. Der Fokus liegt auf kritischen Sachverhalten, wie etwa Korruption, Kartellbildung, Produkthaftung oder des Datenschutzes. Nach Überprüfung der E-Mail werden Absender bzw. Empfänger über Auffälligkeiten informiert, so dass eine rechtzeitige Klärung mit der Compliance-Abteilung des Unternehmens gewährleistet wird. (IntraFind: docs&rules: ra)

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