Anforderungen an Rechnungen laut UStG

Umsatzsteuer auf Rechnungen: Was Firmen wissen müssen
Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die Anforderungen, die Firmen beachten sollten, um ihre Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer korrekt und effizient zu verwalten

Von Thomas Inhelder, Mitgründer und CFO von Yokoy

Die Anforderungen an Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer sind hoch. Unternehmen, die innerhalb der Europäischen Union und über sie hinaus agieren, müssen diese Regularien unbedingt verstehen. Da es in den EU-Ländern unterschiedliche Vorschriften gibt und die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung gewinnt, zählt es zum Pflichtprogramm, sich über die neuesten Vorgaben auf dem Laufenden zu halten. Nur so können sich Unternehmen vor Strafen schützen und einen reibungslosen Zahlungsverkehr gewährleisten. Dieser Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick über die Anforderungen, die Firmen beachten sollten, um ihre Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer korrekt und effizient zu verwalten.

Umsatzsteuer auf Rechnungen: Definition
Bei der Umsatzsteuer (USt.) handelt es sich um eine Verbrauchssteuer. Sie wird auf den Mehrwert erhoben, der bei der Lieferung von Waren und Dienstleistungen entsteht. Im Wesentlichen handelt es sich um eine Steuer auf den Wertzuwachs eines Produkts oder einer Dienstleistung, der sich innerhalb der Lieferkette vom Hersteller bis zum Endverbraucher bildet. Das System der Umsatzsteuer ist als selbstregulierender Mechanismus konzipiert: Jeder Teilnehmer der Lieferkette erhebt Umsatzsteuer auf seine Verkäufe und zahlt wiederum Umsatzsteuer auf eigene Einkäufe. Die Differenzen erhalten die Steuerbehörden.

Umsatzsteuer entsteht auf jeder Stufe der Lieferkette, einschließlich Produktion, Vertrieb und Endverkauf. Das stellt sicher, dass die Steuer schrittweise auf der Grundlage des Mehrwerts auf jeder Stufe erhoben wird. Unternehmen erheben die Umsatzsteuer im Auftrag der Regierung (Ausgangsumsatzsteuer), wenn sie Waren oder Dienstleistungen verkaufen. Sie zahlen auch Umsatzsteuer (Vorsteuer), wenn sie Waren oder Dienstleistungen von anderen Firmen erwerben.

Unternehmen können in der Regel die auf ihre Einkäufe erhobene Umsatzsteuer zurückfordern. Das gleicht die Umsatzsteuer, die sie auf Verkäufe erheben, zumindest teilweise aus. Letztlich trägt der Endverbraucher die Kosten für die Umsatzsteuer, da sie im Endverkaufspreis der Waren und Dienstleistungen enthalten ist.

Müssen Firmen Rechnungen mit Umsatzsteuer ausweisen?
Ob Rechnungen umsatzsteuerpflichtig sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Folgende Punkte sollten die Verantwortlichen berücksichtigen:
Gewerbeanmeldung: Falls ein Unternehmen für die Umsatzsteuer registriert ist, muss es in der Regel Umsatzsteuer auf alle Verkäufe verlangen. Diese Pflicht besteht häufig ab einem bestimmten Umsatz.

Art der Waren oder Dienstleistungen: Nicht alle Waren und Dienstleistungen unterliegen der Umsatzsteuer. Einige Artikel können steuerbefreit sein, mit dem Nullsatz belegt werden oder einem ermäßigten Satz haben, zum Beispiel Grundnahrungsmittel, Gesundheits- und Bildungsdienstleistungen.

Geografische Lage: Die Umsatzsteuerregelungen unterscheiden sich von Land zu Land. In der Europäischen Union ist die Umsatzsteuer beispielsweise bis zu einem gewissen Grad harmonisiert, doch die Mitgliedstaaten wenden unterschiedliche Steuersätze und Steuerbefreiungen an. Außerhalb der EU verfügen Länder wie Kanada und Australien über eigene Systeme, die USA treiben zum Beispiel keine Umsatzsteuer auf Bundesebene ein, sondern eine Verkaufssteuer.

Internationale Transaktionen: Grenzüberschreitende Transaktionen können die Anforderungen an die Umsatzsteuer verkomplizieren. Exportierte Waren sind oft steuerfrei, sodass keine Umsatzsteuer anfällt – Importe hingegen können der Umsatzsteuer unterliegen.
Anforderungen an Rechnungen laut UStG.
Das Ausstellen von Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer spielt für Unternehmen eine extrem wichtige Rolle, um die Einhaltung der Steuergesetze zu gewährleisten. Damit Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer in Europa Gültigkeit besitzen, müssen sie bestimmte Angaben enthalten. Die Anforderungen können von Land zu Land leicht variieren, aber im Allgemeinen muss eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer folgende Informationen enthalten:
• Rechnungsdatum: Datum der Ausstellung
• Rechnungsnummer: Eine fortlaufende Nummer, die die Rechnung identifiziert
• Angaben zum Verkäufer: Name, Adresse und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Angaben zum Käufer: Name, Adresse und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden
• Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen: Eine detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
• Menge und Stückpreis: Die Menge der gelieferten Waren oder der Umfang der erbrachten Dienstleistungen und der Stückpreis ohne USt.
• Gesamtbetrag ohne USt.: Der für Waren oder Dienstleistungen zu zahlende Gesamtbetrag ohne USt.
• Umsatzsteuersatz: Der für Waren oder Dienstleistungen geltende Umsatzsteuersatz (z. B. Normalsatz, ermäßigter Satz)
• Gesamtbetrag der Umsatzsteuer: Betrag der zu zahlenden Umsatzsteuer
• Gesamtbetrag einschließlich USt.: Der zu zahlende Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer
• Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen, einschließlich des Fälligkeitsdatums
• Bankverbindung des Lieferanten: Bankverbindung für die Zahlung, falls zutreffend
• Rabatte oder Nachlässe: Alle anwendbaren Rabatte oder Nachlässe

Zusätzlich zu den Standardangaben müssen Rechnungen in Deutschland das Datum des Steuerzeitpunkts enthalten, also das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden. Rechnungen in Frankreich müssen in französischer Sprache ausgestellt werden und spezifische Formulierungen für steuerbefreite Transaktionen enthalten, etwa "Exonération TVA du CGI" für steuerbefreite Lieferungen. Rechnungen in Italien müssen den "Codice Fiscale" (italienische Steuernummer) sowohl des Lieferanten als auch des Kunden beinhalten, wenn es sich bei dem Kunden um ein italienisches Unternehmen handelt.

• Vereinigtes Königreich: Die Vorschriften werden von der britischen Steuerbehörde (HMRC) verwaltet und durch die Änderungen nach dem Brexit beeinflusst
• EU: Geregelt durch die Umsatzsteuerrichtlinie der EU, wobei jeder Mitgliedstaat die Richtlinie durch nationale Gesetze umsetzt
• Schweiz: Reguliert durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) mit spezifischen Mehrwertsteuervorschriften und –sätzen

Verschiedene Arten von Rechnungen mit Umsatzsteuer
Um die Vorschriften einzuhalten und die Umsatzsteuer zurückfordern zu können, müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Rechnungen alle erforderlichen Informationen enthalten. Es existieren unterschiedliche Arten von Umsatzsteuerrechnungen für verschiedene Geschäftswerte und Szenarien, deshalb müssen Firmen unbedingt wissen, welche Rechnungsart zu welcher Geschäftstransaktion passt.

Vollständige Umsatzsteuerrechnung
Eine vollständige Umsatzsteuerrechnung (oft als "Standardrechnung” bezeichnet) enthält alle oben genannten Angaben. Sie ist in der Regel für B2B-Transaktionen und alle Verkäufe erforderlich, bei denen der Kunde die Umsatzsteuer zurückfordern muss.

Vereinfachte Umsatzsteuerrechnung
Eine vereinfachte Rechnung kann für kleinere Transaktionen zum Einsatz kommen. Sie enthält weniger Details als eine vollständige Rechnung und wird in der Regel für Verkäufe im Einzelhandel und andere kleine Transaktionen unter einem bestimmten Wert verwendet. Sie muss lediglich den Namen und die Adresse des Unternehmens, das Datum, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den zu zahlenden Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer und den Umsatzsteuerbetrag enthalten.

Modifizierte Umsatzsteuerrechnung
Die modifizierte Rechnung enthält zusätzliche Details oder Anpassungen, die auf spezifischen Gegebenheiten oder Anforderungen der Branche basieren. Dabei kann es sich um eine Variante der vollständigen Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer handeln, die zur Erfüllung spezifischer Compliance- oder Branchenstandards dient. Sie kann zusätzliche Daten wie Kundenreferenznummern, Projektcodes oder Vertragsdetails enthalten. Sie kommt in einzelnen Branchen oder für spezielle Geschäftsvorgänge zum Einsatz, die zusätzliche Informationen erfordern.

Bestimmungen zur Umsatzsteuer in Europa
Die Regelungen zur Umsatzsteuer in Europa sollen Einheitlichkeit gewährleisten, aber auch nationale Abweichungen zulassen. Der Brexit hat für britische Unternehmen, die mit der EU Handel treiben, eine neue Komplexität mit sich gebracht – und erfordert erhebliche Anpassungen bei der Umsatzsteuerabrechnung und -berichterstattung.

Reverse Charge: Umsatzsteuer in EU-Mitgliedstaaten
Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft ist eine Methode zur Vereinfachung der Abrechnung der Umsatzsteuer bei grenzüberschreitenden Geschäften in der EU und soll Umsatzsteuerbetrug bekämpfen. Die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft kommt bei risikoreichen Waren und Dienstleistungen (z. B. Bauleistungen, Mobiltelefone) zum Zug, um Umsatzsteuerbetrug innerhalb eines Mitgliedstaats zu verhindern. In diesem Fall trägt der Kunde und nicht der Lieferant die Verantwortung für die Umsatzsteuer.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften zwischen Unternehmen, die in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten der Umsatzsteuer unterliegen, geht die Verantwortung für die Meldung der Umsatzsteuer vom Verkäufer auf den Käufer über. Der Lieferant berechnet keine Umsatzsteuer, sondern vermerkt auf der Rechnung, dass die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gilt.

Der Käufer muss die Umsatzsteuer in seiner Steuererklärung angeben und sie somit als Ausgangs- und Vorsteuer selbst berechnen. Beim grenzüberschreitenden Warenverkehr innerhalb der EU stellt der Verkäufer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus und gibt an, dass die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft gilt.

Der Käufer meldet die Umsatzsteuer so, als hätte er die Waren selbst geliefert. Deshalb kann er sie häufig gleichzeitig zurückfordern, sodass keine Nettosteuerzahlung anfällt. Für Dienstleistungen gelten ähnliche Regeln. Erbringt ein Unternehmen in der EU Dienstleistungen für eine Firma in einem anderen EU-Land, muss der Empfänger gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren die Mehrwertsteuer in seinem eigenen Land abrechnen.

Steuern digitalisieren: Vorschriften zur Umsatzsteuer mit E-Invoicing erfüllen
Einer der Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (oder E-Invoicing) ist die Vereinfachung der Umsatzsteuererklärung durch die Standardisierung des Rechnungsformats und dessen Struktur. Das stellt sicher, dass jede Rechnung alle erforderlichen Datenfelder für die Umsatzsteuer enthält, einschließlich der Felder für die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Umsatzsteuersätze und die Umsatzsteuerbeträge. Häufig geschieht dies mithilfe standardisierter Formate wie XML (Extensible Markup Language) und UBL (Universal Business Language).

Die elektronische Rechnungsstellung für die Umsatzsteuererklärung hat einige Vorteile, zum Beispiel eine höhere Genauigkeit und Echtzeit-Berichterstattung. Sie erhöht die Effizienz und spart durch die Reduzierung des Verwaltungsaufwands Kosten ein. Durch digitale Prüfpfade und Aufzeichnungen lässt sich das Geschehen zudem besser nachverfolgen.
E-Invoicing-Lösungen können so konfiguriert werden, dass sie den spezifischen Umsatzsteuervorschriften jedes Landes genügen. So enthalten die erstellten Rechnungen automatisch alle von den örtlichen Steuerbehörden geforderten Informationen, was das Risiko von Verstößen verringert. Darüber hinaus ermöglichen es die Systeme, die Richtigkeit der Umsatzsteuerinformationen automatisch zu überprüfen. So gleichen sie beispielsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern mit offiziellen Datenbanken ab, um sicherzustellen, dass diese gültig und aktuell sind.

Über den Autor Thomas Inhelder, Mitgründer & CFO von Yokoy
Thomas Inhelder ist Mitgründer und CFO von Yokoy, einem Anbieter einer KI-gesteuerten Ausgabenmanagement-Plattform für Unternehmen. Vor der Gründung von Yokoy sammelte er in verschiedenen Führungspositionen und als CPA-zertifizierter Finanzprüfer bei KPMG umfangreiche Erfahrungen in der Finanz- und Beratungsbranche sowie in der SaaS-Industrie. Dabei erlebte Inhelder hautnah die Herausforderungen, mit denen Finanzabteilungen konfrontiert sind. Manuelle Prozesse führten immer wieder zu einem hohen Maß an Frustration in seinen Teams. Dies und seine Leidenschaft für die Digitalisierung und Automatisierung von Finanzprozessen und die Vereinfachung des Arbeitsalltags der Mitarbeiter bewegten ihn dazu, Yokoy mitzugründen. Seine Leidenschaft dafür treibt ihn auch heute noch an. (Yokoy: ra)

eingetragen: 12.09.24
Newsletterlauf: 29.11.24

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