Bargeschäfte & Aufbewahrung digitaler Unterlagen

Verwerfung der Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung
Betriebsprüfer der Finanzämter untersuchen immer häufiger, ob Kassensysteme den geltenden Anforderungen entsprechen

(14.03.12) - Die Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner hat in den vergangenen Monaten, seitdem das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an Kassensysteme erheblich verschärft hat, festgestellt, dass die Betriebsprüfer der Finanzämter diese Verschärfung zum Anlass nehmen, "Haare in der Suppe" zu suchen, um in ihrer Konsequenz eine (eigentlich intakte) Buchführung anhand von Kleinigkeiten zu verwerfen bzw. es immerhin zu versuchen.

Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz, Steuerberaterin und Partnerin in der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Essen, rät daher dringend:

>> Sämtliche elektronische Daten eines Kassensystems müssen unverdichtet gespeichert werden.
>> Es ist unzulässig, Einzelbons zu Gunsten des Tagessummenbons zu löschen.
>> Es ist unzulässig, aufbewahrungspflichtige Unterlagen ausschließlich in ausgedruckter Form vorzuhalten.
>> Sämtliche Organisationsunterlagen rund um die Kasse (z.B. Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Protokolle von Umprogrammierungen) sind aufzubewahren.
>> Es muss für jede Kasse protokolliert werden, in welchen Zeiträumen diese Kasse an welchem Ort eingesetzt wurde.
>> Geräte, die bauartbedingt die Speicherung (auch der Programm- und Stammdatenhistorie) nicht erfüllen, sind zwingend nachzurüsten.
>> Ihr Archivsystem muss dem Betriebsprüfer die gleichen Auswertungen wie Ihr laufendes System ermöglichen.
>> Bitte vergegenwärtigen Sie sich, dass die EDV-Daten denen eines geschriebenen Journals gleichzusetzen sind!

Es gibt zwar noch eine Übergangsregelung für "alte" Systeme, aber: Praktisch sind heute fast sämtliche installierte Kassensysteme Softwareupdate-fähig. Die Betriebsprüfer fragen immer häufiger direkt beim Hersteller an, ob für das konkrete System ein Update möglich ist.

Bei Kassensystemen, die nachweisbar (!!) nicht mehr aufrüstbar sind – und nur bei denen – gelten Übergangsregelungen, aber mit folgenden Auflagen:

>> Die Bedienungsanleitung und die Programmieranleitung sind aufzubewahren.
>> Programmabrufe nach jeder Änderung (u.a. der Artikelpreise, Protokolle über die Einrichtung von Verkäufern, Kellnern und Trainingsspeichern u.ä.) sind aufzubewahren.
>> Alle weiteren Anweisungen von Kassenprogrammierungen, z.B. Anweisungen zum maschinellen Ausdruck von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten, sind aufzubewahren.
>> Die mit Hilfe der Registrierkasse erstellten Rechnungen sind aufzubewahren. Dies bedeutet, dass neben dem reinen Tagesbericht alle Kundenrechnungen kopiert und abgeheftet bzw. elektronisch archiviert werden müssen.

>> Die Tagessummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. Z-Nummer zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nachstornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (Bar, Scheck, Kreditkarte) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abrufbaren Ausdrucke der Registrierkasse (wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) sind im Belegzusammenhang zusammen mit den Tagessummenbons aufzubewahren.
>> Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

"Wir sind uns bewusst, dass die oben dargestellten Anforderungen im hektischen Tagesgeschäft kaum vollständig umsetzbar sind. Aber je geringer die Fehlerquote, umso eher können wir als Steuerberater einer Verwerfung der Buchhaltung im Rahmen einer Betriebsprüfung entgegenwirken. Wir können nur jedem Betroffenen in Handel und Gastronomie dringend raten, diese formalen Erfordernisse zu erfüllen. Sollte etwas unklar sein, Fragen oder weiterer Klärungsbedarf bestehen, sollte man sich sofort an einen Steuerberater wenden", rät Dipl.-Finw. Bettina M. Rau-Franz. (Roland Franz & Partner: ra)

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