Was ist "Ordnungsgemäße Buchführung"?

Roland Franz & Partner: Eine nicht ordnungsgemäße Buchführung dazu führen kann, dass die Besteuerungsgrundlagen von den Finanzbehörden geschätzt werden
Kontierung auf dem Beleg – Notwendigkeit oder formeller Akt?

(19.04.11) - Der Begriff "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung" ist ein sogenannter unbestimmter Rechtsbegriff. Das Handelsgesetzbuch verpflichtet in § 238 Abs. 1 alle Kaufleute, diese Grundsätze einzuhalten. Leider sind die Gesetze nicht umfassend definiert. Durch die Begründung, dass sich nicht alle Einzelheiten vorbeugend regeln lassen, lässt das Gesetz einen Freiraum zur Auslegung im Rahmen der bestehenden Konventionen. Daher existiert kein allgemeingültiges System von Grundsätzen, das eine ordnungsgemäße Buchführung garantieren würde, sondern eine ganze Reihe von Systematiken.

Steuerberater Roland Franz, Geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner, weist aber darauf hin, dass eine nicht ordnungsgemäße Buchführung dazu führen kann, dass die Besteuerungsgrundlagen von den Finanzbehörden geschätzt werden.

"Man kann sagen, dass in jedem Fall zu einer ordnungsgemäßen Buchführung gehört, dass die Buchführung klar und übersichtlich sein muss. Dazu gehören eine sachgerechte Organisation, eine übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses, ein Verbot, Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen und ein Verbot, Buchungen unleserlich zu machen. Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden. Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen. Die Buchführungsunterlagen müssen ordnungsgemäß aufbewahrt werden", erklärt Steuerberater Roland Franz.

Weitere Regelwerke, die diese allgemein gefassten Grundsätze spezifizieren, ergeben sich in Form von Verwaltungsanweisungen, etwa die "Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme" und "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen".

Generell wird an die Buchführung die Anforderung gestellt, dass Geschäftsvorfälle prüfbar sein müssen. Das setzt voraus, dass die Überprüfungsmöglichkeit (d.h. zweifelsfreie Zuordnung) sowohl ausgehend vom Beleg über die Grundaufzeichnungen zu den Konten, bis hin zur Bilanz / Gewinn- und Verlustrechnung (progressive Prüfung), als auch umgekehrt (retrograde Prüfung) sichergestellt ist. In einer Verwaltungsanweisung des Bundesministers der Finanzen vom 07. November 1995 werden für die Erfüllung der Belegfunktion auch Angaben zur Kontierung gefordert.

"Um diese Anforderungen zu erfüllen, ist aber eine Kontierung auf dem Beleg unseres Erachtens - und wir stehen mit dieser Meinung nicht alleine da - dann nicht erforderlich, wenn die Prüfbarkeit in Abhängigkeit von der organisatorischen Gestaltung sichergestellt ist", so Steuerberater Roland Franz..

Im September 2009 hat sich erstmals ein Gericht mit der Frage befasst und entschieden, dass die Kontierung kein essentieller Bestandteil einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung ist (Landgericht Münster, Urteil vom 24.09.2009, AZ: 12-O-471/07). Das Gericht ist zu der Ansicht gelangt, dass die Anbringung eines Buchungsvermerkes auf einem originären handschriftlichen oder im Druckformat vorhandenen sonstigen Beleg bzw. Nachweis zum jeweiligen Geschäftsvorfall weder gesetzlich vorgeschrieben, noch Handelsgebrauch im Rahmen der Erstellung der Rechnungslegung / Finanzbuchhaltung / Dokumentation der Geschäftsvorfälle sei. Die Kontierung sei kein essentieller Bestandteil einer ordnungsgemäßen Rechnungslegung.

"Das Urteil erging zwar nicht in einem Steuerstreit mit dem Finanzamt, sondern in einem Abrechnungsverfahren - daher nicht Finanzgericht, sondern Landgericht. Es dürfte aber ein interessanter Ansatz im Falle einer Meinungsverschiedenheit im Verlaufe einer Betriebsprüfung sein. Das Urteil des Landgerichts Münster kann im Rahmen einer Außenprüfung durch das Finanzamt eine Argumentationshilfe bieten, sofern der Prüfer aufgrund fehlender Belegkontierung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage stellt", erklärt Steuerberater Roland Franz. (Roland Franz & Partner: ra)

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