Austausch von elektronischen Rechnungsdaten

Schweiz macht E-Invoicing für Bundeslieferanten zur Pflicht: Elektronischer Rechnungsaustausch löst kostspielige Papierrechnungen ab
In der Schweiz empfiehlt man den Einsatz von E-Invoicing-Providern zur reibungslosen Datenübermittlung

(24.11.14) - Vor wenigen Tagen hat der Schweizer Bundesrat die verpflichtende Umstellung auf E-Invoicing für Rechnungen von Lieferanten an die Bundesverwaltung beschlossen. Der kosten- und zeitsparende Austausch von Rechnungen in rein elektronischer Form wird damit ab 1. Januar 2016 für alle B2G-Geschäfte mit einem Vertragswert von mehr als 5000 Franken obligatorisch. Obwohl die Schweiz mit einem Gesamtvolumen von über 700 Mio. Rechnungen im Jahr eher zu den kleineren Märkten in Europa zählt, ist das geschätzte Einsparpotential enorm. So verspricht sich die Eidgenössische Finanzverwaltung nicht nur eine deutliche Zeit- und Kostenersparnis. (1) Die Stärkung der etablierten Prozesse im E-Rechnungsaustausch auf Bundesebene soll zudem als Vorbildfunktion für Kantone, Städte und Gemeinden in der Schweiz dienen und so das Erreichen einer "kritischen Masse" beim E-Invoicing vorantreiben.

Doch die angekündigte Umstellung im B2G-Bereich ist nicht nur für Schweizer Unternehmen von großer Bedeutung: Gerade in der wirtschaftlich eng verwobenen D-A-CH-Region lässt sich ein immer stärkeres Umdenken hin zum ressourcenschonenden Rechnungsaustausch ohne Papier erkennen.

E-Invoicing wird für B2G zum Trend
So hat Österreich bereits Anfang des Jahres die elektronische Rechnungsstellung an die öffentliche Hand verpflichtend eingeführt. Zudem wurde in Deutschland erst vor wenigen Wochen der neue ZUGFeRD-Standard vorgestellt, durch den der elektronische Rechnungsaustausch sowohl auf B2G/G2B- als auch auf B2B-Ebene angekurbelt werden soll.

"Die Notwendigkeit, sich mit den Mitteln und Wegen des elektronischen Rechnungsaustauschs zu befassen, steigt damit auch für kleine und mittelständische Unternehmen hierzulande noch einmal deutlich an", gibt Stefan Groß, Steuerberater und Vorsitzender des Verbands elektronische Rechnung (VeR), zu bedenken. Denn schließlich sind nicht nur die wirtschaftlichen Beziehungen zwischen den drei großen deutschsprachigen Ländern besonders ausgeprägt. Auch im grenzüberschreitenden Rechnungsaustausch zwischen Privatunternehmen gewinnt das E-Invoicing in der D-A-CH-Region durch die staatlichen Maßnahmen zunehmend an Bedeutung.

Barrierefreier Rechnungsaustausch leicht gemacht
Allerdings birgt die rasante Entwicklung auch ein handfestes Problem: Neben technischen Hürden zwischen den verschiedenen Systemen unterscheiden sich auch die inhaltlichen und strukturellen Anforderungen an Rechnungsdaten zwischen den Nationen oft noch immer deutlich voneinander. (2) Zudem haben bestimmte Branchen aufgrund besonderer Anforderungen ebenfalls eigene Formate für den Austausch von elektronischen Rechnungsdaten entwickelt.

In der Schweiz hat man dieses Problem frühzeitig erkannt und empfiehlt den Einsatz von E-Invoicing-Providern zur reibungslosen Datenübermittlung. Der sichere Weg über einen frei wählbaren Serviceprovider, der sich wiederum als "Schnittstelle" mit einem der beiden Servicepartner der Schweizer Finanzverwaltung verbindet, ermöglicht den reibungslosen Austausch zwischen Rechnungssteller (Lieferant) und Rechnungsempfänger (Bundesverwaltung). Dabei kommt diese Lösung nicht nur inländischen Lieferanten an den Bund zu Gute. Auch nicht-schweizerischen Marktteilnehmern garantiert das von der Eidgenössischen Finanzverwaltung präferierte Konzept das einfache, schnelle und sichere E-Invoicing mit sowohl öffentlichen Stellen als auch privaten Unternehmen in der Schweiz.

Unter www.verband-e-rechnung.org/de/organisation/mitglieder hält der VeR eine Liste von erfahrenen E-Invoicing-Providern bereit, die den schnellen und reibungslosen E-Rechnungsaustausch über das gemeinsame VeR-Roaming perfektioniert haben.

(1)Laut Pressemitteilung des Bundesrates vom 08.10.2014 gehen mehr als 85 Prozent der 700.000 Rechnungen an die Bundesverwaltung bisher in Papierform ein und müssen zunächst aufwändig und kostenintensiv bearbeitet (gescannt, digitalisiert, überprüft etc.) werden.
(2) Die EU plant deshalb die Einführung eines EU-weiten Standards und hat die EU-Normierungsorganisation mit dem Ausarbeiten eines inhaltlichen Formatentwurfs beauftragt. Mit der Einführung eines europaweiten Standards ist jedoch frühestens Ende 2018 zu rechnen.
(Verband elektronische Rechnung: ra)

Verband elektronische Rechnung: Steckbrief

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