Hauptursachen für den Einsatz von E-Discovery

E-Discovery bei deutschen Unternehmen und Anwaltskanzleien auf dem Vormarsch
Befragung zeigt steigenden Einsatz von Technologie zur Auswertung elektronisch gespeicherter Daten für Gerichtsverfahren

(18.06.15) - Kroll Ontrack hat die Ergebnisse einer neuen Erhebung zur Nutzung von E-Discovery-Lösungen und -Dienstleistungen in Deutschland bekanntgegeben. Dafür wurden sowohl Vertreter von Unternehmen als auch Anwaltskanzleien in ausführlichen Interviews befragt. Die Befragung im Auftrag von Kroll Ontrack hat unter anderem aufgedeckt, dass ein großer Prozentsatz der befragten deutschen Unternehmen (fast 60 Prozent) bereits E-Discovery-Projekte durchgeführt hatte. Ein Drittel geht davon aus, dass ihre Abteilungen im Lauf der nächsten zwölf Monate eine E-Discovery durchführen müssen. Dabei gibt es nach Ansicht der Befragten eine Vielzahl unterschiedlicher juristischer Szenarien, die Unternehmen und Kanzleien zu einer E-Discovery zwingen. 86 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass Gerichts- und Schiedsverfahren, die ihren Ursprung außerhalb von Deutschland haben, immer noch die Hauptursache dafür sind, warum E-Discovery benötigt wird. Nichtsdestotrotz bestätigten zwei Drittel, dass E-Discovery bereits in innerstaatlichen Gerichtsverfahren zum Einsatz kommt.

In Deutschland besteht im Gegensatz zu Großbritannien und den USA keine ausdrückliche Aufdeckungspflicht im Rahmen von Gerichtsverfahren. Dennoch zeigt die Umfrage, dass E-Discovery-Lösungen anscheinend stark nachgefragt werden, beispielsweise um Unternehmensdaten wie E-Mails und andere elektronische Dokumente zu überprüfen. Das kann bei internen Untersuchungen der Fall sein, ebenso wie bei umfassenden Untersuchungen, die von Regulierungsbehörden gefordert werden, genauso wie bei inner- und außerstaatlichen Gerichtsverfahren.

Tim Phillips, Managing Director, Kroll Ontrack International Legal Technologies, erklärt: "Die Nachfrage nach E-Discovery-Lösungen und -Dienstleistungen ist in Deutschland im Vergleich zu Großbritannien und den USA langsamer gestiegen. Dies hängt vor allem damit zusammen, dass ein entsprechendes Vorgehen in Deutschland nicht rechtlich vorgeschrieben ist. Doch deutsche Unternehmen müssen sich immer stärker auch mit Gesetzes- und Schiedsverfahren außerhalb der Bundesrepublik auseinandersetzen. Dort gehört E-Discovery zum normalen Handwerkszeug. Allerdings zeigt unsere aktuelle Untersuchung bestimmter Aspekte des deutschen Markts, dass 66 Prozent der befragten deutschen Unternehmen mittlerweile auch bei inländischen Gerichtsverfahren E-Discovery-Technologien nutzen – obwohl sie rechtlich nicht dazu verpflichtet sind. Das zeigt den wahren Wert dieser Technologie für juristische Verfahren. Denn so können Anwälte sich auf die entscheidenden Dokumente konzentrieren, um ihre Fälle aufzubauen. Dies senkt die Kosten."

Hauptgründe für E-Discovery-Projekte deutscher Unternehmen und Kanzleien
1. Aufkommendes Gerichts- oder Schiedsverfahren außerhalb von Deutschland
2. Inländische Gerichts- oder Schiedsverfahren
3. Interne Untersuchungen
4. Regulatorische Untersuchungen von deutschen Behörden
5. Regulatorische Untersuchungen von europäischen Behörden
(Quelle: Kroll Ontrack Befragung zum deutschen E-Discovery-Markt 2015)

Helmut Sauro, Senior Consultant bei Kroll Ontrack Deutschland, ergänzt: "Im Rahmen dieser Befragung haben wir herausgefunden, dass in den letzten fünf Jahren die Zahl der E-Discovery-Projekte, an denen die Befragten persönlich beteiligt waren, kontinuierlich gestiegen ist. Außerdem ist die Mehrzahl der teilnehmenden Unternehmen der Meinung, dass sie höchstwahrscheinlich bald auf E-Discovery angewiesen sein wird und dass dies auch auf immer mehr Firmen zutrifft. E-Discovery ist immer stärker in den deutschen Gerichtsverfahren verwurzelt. Auch die Strukturen, die für eine interne Unterstützung nötig sind, entwickeln sich sowohl bei Unternehmen als auch Kanzleien immer weiter. Dennoch haben gerade einmal zwei von zehn Unternehmen bereits entsprechende Maßnahmen verankert. Es ist wichtig, dass diese Vorbereitungslücke adressiert wird."

Die Erhebung hat auch gezeigt, dass die befragten deutsche Unternehmen sehr stark auf externe Experten angewiesen sind, wenn es darum geht, Unternehmensdaten zu verarbeiten – also beispielsweise sie zu sammeln, zu filtern und Review-Plattformen zur Verfügung zu stellen. Dafür setzen die Verantwortlichen am liebsten auf Fachleute aus Deutschland.

Helmut Sauro betont: "Wegen der deutschen Datenschutzrichtlinien bevorzugen es unsere Kunden, ihre Daten bei Gerichtsverfahren im Land zu verarbeiten. Daher haben wir in ein Rechenzentrum in Frankfurt investiert, wo wir E-Discovery-Projekte für Kanzleien und Großunternehmen durchführen.

Seit der Eröffnung im Mai 2014 haben wir bereits mehr als 16.000 Gigabytes an Daten auf unseren Servern im Rechenzentrum verarbeitet und mehr als 156 Millionen Seiten in Datenbanken zur Dokumentenprüfung durch Juristen zur Verfügung gestellt.

Das zeigt uns, dass E-Discovery in Deutschland wächst und gedeiht und dass sich alle in Deutschland praktizierenden Anwälte dessen bewusst sein sollten."

Die Erhebung deutet darauf hin, dass besonders Kanzleien gut über neue Technologien Bescheid wissen. Dazu gehört beispielsweise Technology Assisted Review, das den Prüfprozess automatisiert und Prozesse effizienter gestaltet. Hier gaben 56 Prozent der Befragten in Kanzleien an, diese bereits genutzt zu haben. Tim Phillips fügt abschließend hinzu: "In Deutschland kann es durchaus dazu kommen, dass einzelne Schritte der Entwicklung bei Legal-Technology-Lösungen übersprungen werden. Gerade lokale Unternehmen und Anwälte, die erst seit kurzem E-Discovery-Technologien nutzen, könnten hier sehr schnell die jeweils neuesten Lösungen umsetzen."

Methodik der Marktuntersuchung
>> Diese Befragung wurde unabhängig für Kroll Ontrack von Jeffrey Forbes, Verlagsleiter von TalklLawGlobal und Executive Director des Forbes Institute durchgeführt.
>> Die Erhebung untersuchte Schlüsselfragen in Bezug auf den Umgang mit elektronisch gespeicherten Informationen in Gerichtsverfahren in Deutschland. Dabei wurde eine relevante Zielgruppe in ausführlichen Interviews zu bedeutenden Aspekten befragt, um Einblicke in den Markt zu erhalten und Trends in der E-Discovery in Deutschland aufzudecken.
>> Eine detaillierte und umfassende Reihe von 35 Fragen wurde in Absprache mit einer Fokusgruppe von Unternehmensjuristen entwickelt, um die Gültigkeit und Klarheit zu gewährleisten. Diese Fragen wurden verwendet, um in ausführlichen Interviews mit hochrangigen Unternehmensjuristen aus einer Reihe von in Deutschland tätigen Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu führen.
>> Die Fragen wurden in Zusammenarbeit mit einer Fokusgruppe angepasst, um selbständig tätige Anwälte zu befragen, die Kunden bei Ermittlungen und Rechtsstreitigkeiten vertreten.
>> Die Fragebögen spiegeln einander wieder, wodurch diese Erhebung eine einzigartige Perspektive auf die gleichen Aspekte ermöglicht – sowohl aus Sicht der Klienten wie auch Rechtsberater.
(Kroll Ontrack: ra)

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