Der elektronsiche Entgeldnachweis kommt

Elena-Verfahren: Arbeitgeber müssen Entgeltbescheinigungen ihrer Beschäftigten künftig auf elektronischem Wege an die Sozialversicherungsträger weiterleiten
Bundesrat begrüßt das Vorhaben in seiner Stellungnahme, weist aber auf die besondere datenschutz- und verfassungsrechtliche Brisanz hin

(15.10.08) - Alle Arbeitgeber sollen verpflichtet werden, Entgeltbescheinigungen ihrer Beschäftigten künftig auf elektronischem Wege an die Sozialversicherungsträger weiterzuleiten. Wie aus dem Gesetzentwurf über das Verfahren des elektronischen Entgeltnachweises (16/10492) hervorgeht, stellen rund drei Millionen Arbeitgeber in der Bundesrepublik jedes Jahr etwa 60 Millionen Entgeltbescheinigungen in Papierform aus.

Mit diesen Bescheinigungen können die Beschäftigten gegenüber Behörden oder Gerichten nachweisen, dass sie Anspruch auf bestimmte Leistungen, etwa auf Arbeitslosengeld, haben. Da zwischen der elektronischen Personalverwaltung des Arbeitgebers oder seines Steuerberaters und der elektronischen Sachbearbeitung in den Behörden bislang der papierene Entgeltnachweis kursiert, verursacht dies nach Aussage der Regierung sowohl bei den Arbeitgebern als auch in der Verwaltung unnötige Kosten.

Nach den Vorstellungen der Regierung soll zunächst die Bundesagentur für Arbeit den elektronischen Entgeltnachweis, kurz Elena, für die Berechnung von Leistungsansprüchen nutzen. Zugleich sollen die Wohngeld- und Elterngeldstellen mit dem Abruf der Bescheinigungsdaten beginnen. Auf der Grundlage der dabei gewonnenen Erfahrungen soll das Verfahren dann auf andere Sozialleistungen ausgedehnt werden, schreibt die Regierung.

Mit dem Elena-Verfahren werde die Verpflichtung der Arbeitgeber, schriftliche Bescheinigungen auszustellen, durch die Pflicht zur monatlichen elektronischen Meldung von Entgeltnachweisen an eine zentrale Datenbank ersetzt. Aus dieser zentralen Datenbank soll die Behörde bei Bedarf die notwendigen Daten abrufen und auf deren Grundlage die Leistung berechnen.

Dies setzte voraus, dass sich der Beschäftigte mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur als Teilnehmer zum Elena-Verfahren anmeldet. Nur nach Anmeldung und Einsatz der qualifizierten Signatur könne die Behörde die Daten abrufen. Damit werde sichergestellt, dass die Vorschriften für den Sozialdatenschutz auch für dieses Verfahren gelten.

Nach Schätzungen der Bundesagentur für Arbeit führt die Einführung des Elena-Verfahrens zu einer einmaligen Kostenbelastung in Höhe von rund 31 Millionen Euro, heißt es in dem Gesetzentwurf. Von 2014 an sollen dann die Kosten für den Betrieb der zentralen Datenbank und der Registratur auf die abrufenden Behörden umgelegt werden. Die Regierung schätzt, dass die Unternehmen durch die Einführung des Verfahrens um insgesamt rund 85,6 Millionen Euro entlastet werden.

Da die Datenbank Angaben über 30 Millionen Bürger speichere, die zudem vertraulich seien, müsse sie durch modernste Sicherheitsvorkehrungen geschützt werden, heißt es weiter. So sollen die Daten der Arbeitgeber nur in Richtung der Datenbank fließen können, während der Datenfluss aus der Datenbank nur in Richtung der abrufenden Behörde möglich sein soll. Die Daten würden verschlüsselt abgelegt, wobei Zuordnungs- und Speicherungskriterium die Nummer des qualifizierten Zertifikats der Person sei, erweitert um die Nummer des Anbieters der Zertifizierungsdienstleistung.

"Selbst bei einem gelungenem Einbruch in die Datenbank, für den die aufgezeigten Hürden bestehen, kann der Einbrecher ohne die Zuordnung von Zertifikatsidentitätsnummer zur Person nichts mit den verschlüsselten Daten anfangen", schreibt die Regierung. Die Regierung betont, dass der Bürger ein Auskunftsrecht über die Datenspeicherung erhalten soll. Zudem seien besondere Löschungsregelungen vorgesehen. Die Daten würden zwingend gelöscht, sobald sie nicht mehr für das einzelne Verfahren verwendet werden können, heißt es.

Der Bundesrat begrüßt das Vorhaben in seiner Stellungnahme, weist aber auf die besondere datenschutz- und verfassungsrechtliche Brisanz hin. Es würden einkommensrelevante Daten von mehr als 30 Millionen abhängig Beschäftigten gespeichert, ohne dass feststehe, ob die Daten im Einzelfall tatsächlich gebraucht würden.

Mit dem Elena-Verfahren werde eine der größten Sammlungen mit personenbezogenen Daten in Deutschland entstehen, die für fast jeden Beschäftigten und jedes Unternehmen von Bedeutung sei. Mehreren Änderungsvorschlägen des Bundesrates stimmt die Bundesregierung in ihrer Gegenäußerung überwiegend nicht zu. (Deutsche Bundesregierung: ra)

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