SEPA vereinheitlicht Zahlungen in Europa

SEPA-Compliance: Checkliste: Ist mein Unternehmen fit für das SEPA-Zeitalter?
Bis zum 1. Februar 2014 muss SEPA verpflichtend eingeführt werden

(05.09.12) - SEPA kommt: Unternehmen müssen sich umstellen, haben aber auch vielen Vorteile. Die Single Euro Payments Area (SEPA) wird bis 2014 den Zahlungsverkehr in Europa vereinheitlichen und vieles einfacher machen. Vor allem für Unternehmen, die international tätig sind, hat das neue System viele Vorteile – erfordert aber auch einige Anpassungen. Gerade hier beginnt bei vielen Unternehmern die Unsicherheit: Welche Systeme müssen aktualisiert werden? Welche neuen Daten werden benötigt? Ist mein Unternehmen überhaupt fit für das SEPA-Zeitalter? Auf diese Fragestellungen machte jetzt die Nidag GmbH aufmerksam.

SEPA ist ein gemeinsames europäisches Projekt von EU-Kommission, Europäischer Zentralbank und dem European Payments Council. Ziel ist es, den Zahlungsverkehr in Europa zu vereinheitlichen und somit Schranken im Zahlungsverkehr abzubauen. Bis zum 01.02.2014 muss SEPA verpflichtend eingeführt werden. Bis zum Jahr 2016 werden sukzessive alle individuellen nationalen Zahlungsmethoden wie z. B. das deutsche Lastschriftverfahren (ELV) eingestellt. Teilnehmerländer sind alle 27 EU-Länder sowie Lichtenstein, Norwegen, Island, Schweiz und Monaco.

"Vor allem für eCommerce-Betreiber bietet die Umstellung auf SEPA viele Vorteile, zum Beispiel die Chance, neue Märkte zu erschließen", fasst Diplom-Informationswirt Rainer Grundel zusammen. Er ist beim Internet-Dienstleister und Online-Spezialisten Nidag für die Optimierung digitaler Prozesse und webbasierter Auftritte verantwortlich. Seine Einschätzung des Projektes SEPA fällt durchaus positiv aus: "Zahlungstechnisch ist es mit SEPA völlig egal, in welchem Land Kunde, Bank und Betreiber sitzen, da es einheitliche Regeln und Bedingungen gibt", erklärt er. "Der Zahlungsverkehr wird damit weniger komplex, weil alle Europäer gleiche Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen nutzen." Die effizientere und schnellere Abwicklung des Zahlungsverkehrs birgt zudem großes Einsparpotential
für die europäischen Unternehmen. Experten gehen von bis zu 100 Milliarden Euro pro Jahr aus. Auch Sicherheit wird mit SEPA groß geschrieben. Eine Höchstgrenze für Einzugsermächtigungen bietet höheren Schutz und schafft vor allem mehr Vertrauen bei Privatkunden.

Vorteil: nur noch eine Bank Ein weiterer Vorteil für Unternehmen, die bereits Produkte und Dienstleistungen im europäischen Ausland anbieten, besteht darin, dass sie ihren Zahlungsverkehr auf eine Bank ihrer Wahl konsolidieren können. Es ist nicht mehr notwendig, in jedem Land ein eigenes Konto zu verwalten. Durch SEPA werden Markteintrittsbarrieren deutlich gesenkt, jedoch müssen vor allem eCommerce-Betreiber immer noch ein wachsames Auge auf die jeweiligen Verbraucherrechtlinien in den Ländern haben. Dies betrifft beispielsweise Widerrufsfristen.

Bis zum 1. Februar 2014 muss SEPA verpflichtend eingeführt werden. Zahlungen werden dann international mit der International Bank Account Number (IBAN) und dem Business Identifier Code (BIC). Bei nationalen Zahlungen genügt die eindeutige IBAN. Bis 2016 werden dann nach und nach alle individuellen Zahlungsmethoden der einzelnen Länder, zum Beispiel das deutsche Lastschriftverfahren, eingestellt.

Technische Anpassung meist unproblematisch
Die Umstellung betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die intern oder extern mit Lastschriften oder Überweisungen arbeiten, sei es die Abrechnung mit Kunden oder die Gehaltsüberweisung an die Mitarbeiter. "Für viele Unternehmen bedeutet SEPA zunächst erhöhter Handlungsbedarf", erklärt Rainer Grundel. "Die betroffenen IT-Systeme müssen identifiziert und alle Prozesse entsprechend umgestellt werden." Zudem seien in den Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiter-Daten die neuen Bankverbindungen zu berücksichtigen. Aus technischer Sicht sind eventuell neue Schnittstellen nötig. "Gerade die gängigen Open- Source-Shop-Systeme wie Magento und Oxid eSales unterstützen die SEPA-Lastschrift nicht per se", warnt Rainer Grundel. "Über die bestehenden Erweiterungsfunktionen lassen sich diese jedoch mit wenig Aufwand nachrüsten."

Bei größeren Anbietern, die auch eigenes Hosting erlauben, sei eine Erweiterung in der Regel kein Problem. Aus technischer Sicht ist die Integration der Vorkasse per SEPA-Überweisung am einfachsten zu realisieren. Dabei ist es auch unwichtig, welche Shop-Software im Einsatz ist. Es muss hier lediglich eine neue Zahlungsoption integriert werden, die als Information die SEPA-relevanten Kontodaten zu Verfügung stellt.

Komplexer wird es bei der SEPA-Lastschrift, da hier Felder für die Kundenstammdaten in Datenbanken erweitert werden sowie zusätzliche Informationen für das Lastschriftmandat gespeichert werden müssen. Weiterhin sind die jeweiligen Schnittstellen an die Abrechnungssysteme zu erweitern oder umzustellen.

"Wer jetzt einen neuen Onlineshop erstellt, sollte auf jeden Fall darauf achten, dass die Software bereits SEPA-kompatibel ist", rät Rainer Grundel. "Die Software muss anstelle der bisher üblichen DTAUS-Datei eine SEPA-XML- Datei erstellen können." Weiterhin müsse natürlich auch die eingesetzte Banking-Software das SEPA-Format beherrschen.

Prozesse verbessern und Einsparungen vornehmen
Ein weiteres Plus von SEPA sieht Rainer Grundel in der umfassenden Möglichkeit Prozesse zu verbessern. Mit der Umstellung auf SEPA können Unternehmen die Gelegenheit nutzen und ihre Prozesse eingehend zu prüfen: Welche Systeme müssen aktualisiert werden, welche können zusammengelegt oder eventuell sogar eingespart werden? Welche Schriftstücke werden wirklich noch benötigt? Sind alle Kunden- und Lieferantendaten aktuell? Welche Prozesse können digitalisiert werden? "Erfahrungsgemäß gibt es in den meisten Unternehmen Potenziale, die im Zuge solch umfassender Umstellungen ans Tageslicht kommen", weiß IT-Experte Rainer Grundel. "Ob finanziell oder zeitlich: Mögliche Einsparungen lassen sich fast überall finden."

Checkliste: Ist mein Unternehmen fit für das SEPA-Zeitalter?

Allgemeines:
>> Können die internen IT-Systeme (z.B. ERP, Banking-Systeme etc.) das SEPAXML verarbeiten?

Werden IBAN und BIC bereits angegeben:
>> auf Rechnungen?
>> in Bestätigungs-E-Mail?
>> in der Anbieterkennzeichnung?
>> in Ihren Stammdaten?
>> bei Zahlung per Vorkasse?

SEPA-Lastschrift:
>> Ist eine Gläubiger-ID vorhanden?
>> Ist ein SEPA-Basis-Lastschrift-Mandat vorhanden?
>> Ist ein SEPA-Firmen-Lastschrift-Mandat vorhanden?
>> Hat die Bank durch AGB-Änderung die bestehende Lastschrifteinzugsermächtigung umgedeutet?
>> Stimmen Eingabefelder und Prüfroutinen für die IBAN- und BIC-Felder?
>> Werden Fristen für die Information des Zahlungspflichtigen und den Einzug eingehalten?
>> Sind die automatisierten Verfahren zum Schließen von offenen Posten an die Struktur der SEPA-Zahlungseingänge angepasst?
>> Wurden Prozesse für die Rücklastschriften sinnvoll erweitert?

Interne Systeme und Prozesse (z.B. bei Finanzbuchhaltung):
>> Können IBAN und BIC in die Stammdaten eingegeben werden?
>> Sind IBAN und BIC aktuell gepflegt?
>> Unterstützt die verwendete Software die SEPA-Überweisungen (SEPA-XML)?
>> Wurden die Mitarbeiter geschult?
(Nidag: ra)

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