Sie sind hier: Home » Markt » Hinweise & Tipps

Regulatorische Vorgaben & Tax-Compliance

Outsourcing: Tipps für den Einsatz externer Scan-Dienstleister
Leitfaden zum Outsourcing von Dokumentenmanagement in Unternehmen

(12.04.16) - Rechnungen, Verträge und andere Dokumente existieren in vielen Unternehmen heute nur noch in digitaler Form. Um auch die digitalen Unterlagen sicher und rechtskonform zu archivieren, kommt häufig ein Enterprise Content Management (ECM)-System zum Einsatz. "Möchte ein Unternehmen beim Dokumentenmanagement Zeit und Kosten sparen, kann es sich lohnen, einen externen Dienstleister zu beauftragen", sagt Bitkom-Experte Frank Früh. "Um den bestmöglichen Partner zu finden, sollte man mehrere Dienstleister gründlich vergleichen und dabei auf einige Aspekte achten."

Was Unternehmen berücksichtigen sollten, wenn sie einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente beauftragen, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden "Outsourcing von dokumentenbezogenen Prozessen". Expertentipps helfen, sich bei der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister an wichtige technische, organisatorische, vertragliche und rechtliche Aspekte zu halten. Der Leitfaden beschreibt außerdem vorhandene Dienstleistungsangebote und erleichtert so die Auswahl des geeigneten Partners.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für das Dokumentenmanagement sollten Unternehmen vor allem diese sieben Aspekte berücksichtigen:

1. Referenzen
Hilfreich kann es sein, sich Referenzen des potentiellen Dienstleisters vorlegen zu lassen und beim Referenzunternehmen selbst nachzufragen. Partner mit Erfahrung versprechen einen reibungsloseren Ablauf beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse.

2. Zertifizierungen
Zertifizierte Dienstleister garantieren die maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten. Für die Wahl des richtigen Partners sollte man sich deshalb vorab über seine Zertifizierungen und deren Bedeutung informieren.

3. Regulatorische Vorgaben und "Tax-Compliance"
Hält der Dienstleister maßgebliche regulatorische Vorgaben ein und erfüllt er steuerliche Pflichten? Unternehmen sollten ihre Steuerabteilung oder ihren Wirtschaftsprüfer rechtzeitig in die Wahl des Dienstleisters einbinden, um solche wichtigen Fragen zu klären.

4. Projektorganisation und Ansprechpartner
Ein weiteres Kriterium ist die Projektorganisation des Dienstleisters. Gibt es dort einen festen Ansprechpartner für das eigene Unternehmen? Zentrale Ansprechpartner gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und erleichtern so die Zusammenarbeit.

Lesen Sie zum Thema "Outsourcing" auch: SaaS-Magazin.de (www.saasmagazin.de)

5. Anpassung bestehender Prozesse
Das eigene Unternehmen sollte offen für Veränderungen in der internen Organisation sein. Das Outsourcing des Dokumentenmanagements trägt nämlich maßgeblich dazu bei, zusätzliche Ressourcen frei zu machen. Die können dann an anderer Stelle zum Einsatz kommen.

6. Allmähliche Projektumsetzung
Vor allem wenn das Outsourcing-Projekt komplex ist, sollte das Unternehmen sich vornehmen, es zunächst in kleinen Schritten umzusetzen. Nur so ist der reibungslose Übergang von internen in externe Prozesse gewährleistet.

7. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen
Die Interne Revision und der eigene Datenschutzbeauftragte sollten rechtzeitig in die Entscheidungsfindung eingebunden sein. Das vermeidet ungeahnte rechtliche Schwierigkeiten beim Umstieg auf den externen Dienstleister.
(Bitkom: ra)

Bitkom: Kontakt und Steckbrief

Der Informationsanbieter hat seinen Kontakt leider noch nicht freigeschaltet.

Kostenloser Compliance-Newsletter
Ihr Compliance-Magazin.de-Newsletter hier >>>>>>

Meldungen: Markt / Hinweise & Tipps

Vorsicht vor Betrug bei Festgeldanlagen
Wer auf der Suche nach attraktiven Tages- oder Festgeldanlagen ist, nutzt häufig eine Suchmaschinensuche oder ein Vergleichsportal im Internet. Doch hier heißt es, wachsam zu sein. Auch Unternehmensseiten wie Bankportale und Vergleichsportale können perfekt gefälscht sein.
Bestandteil der Investmentsteuer
Die Vorabpauschale für Investmentfonds ist bereits seit 2018 Bestandteil der Investmentsteuer in Deutschland ist. Die Berechnung der Vorabpauschale basiert allerdings auf dem sogenannten Basiszins, der in der Vergangenheit oft im negativen Bereich lag. Daher wurde die Vorabpauschale erst wieder Anfang 2024 für das Vorjahr, also das Jahr 2023, erhoben. Doch was ist die Vorabpauschale und wie funktioniert sie? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, worauf Sie achten sollten.
KI, Datenschutz & Datensicherheit
Bevor Unternehmen generative KI einführen, sollten sie sich einige Fragen stellen, damit die neuen Dienste nicht den Datenschutz und die Datensicherheit gefährden. Forcepoint verrät, welche Fragen das sind. Die meisten Unternehmen haben den Mehrwert von generativer KI inzwischen erkannt und wollen entsprechende Dienste einführen, um ihre Mitarbeiter zu entlasten und Abläufe effizienter zu gestalten.
Cybersicherheit & NIS2-Compliance
Mit der neuen EU-Richtlinie für Cybersicherheit erweitert sich der Kreis der betroffenen Firmen von rund 2.000 Unternehmen auf geschätzte 30.000. Während sich Großbetriebe von ihren Rechtsabteilungen beraten lassen, sind viele Mittelständler auf sich gestellt - und verunsichert.
Investitionen in nachhaltige Rechenzentren
Digitale Technologien spielen eine wesentliche Rolle, um schädliche Emissionen zu reduzieren und die Klimaziele in Deutschland zu erreichen. So ergab eine aktuelle Bitkom-Studie zum Einsatz von digitaler Lösungen in Sektoren wie Energie, Industrie und Verkehr, dass die CO2-Emissionen im Klimaziel-Stichjahr 2030 jährlich um 73 Millionen Tonnen reduziert werden könnten.

FIT für die EU-Datenschutzgrundverordnung? Wichtigste Neuregelungen in der DS-GVO