Vorsicht: Neue Regeln für digitale Buchführung

Die GoBD machen Überprüfungen der kaufmännischen Prozesse notwendig
In den neuen, seit dem 1. Januar 2015 geltenden GoBD wird konkret beschrieben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und die sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt, wenn diese mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden

(09.02.15) - Der Jahreswechsel hat für Unternehmen zahlreiche rechtliche Änderungen mit sich gebracht. Doch ein Thema scheint dabei durch das Wahrnehmungsraster gefallen zu sein, obwohl es fast alle Selbstständigen und Unternehmen betrifft und eine Nichtbeachtung spätestens bei einer Betriebsprüfung erhebliche Probleme verursachen kann: die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

In den neuen, seit dem 1. Januar 2015 geltenden GoBD wird konkret beschrieben, wie sich die Finanzverwaltung die Buchführung und die sonstigen steuerrelevanten Aufzeichnungen in Unternehmen vorstellt, wenn diese mit Hilfe von Software und IT-Systemen erstellt wurden. Mit ihnen wurden aber nicht nur die bisherigen GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) zusammengefasst, sondern auch zahlreiche Konkretisierungen und Verschärfungen vorgenommen, die die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung betreffen.

Dicker Aufgabenbrocken für Selbständige und Unternehmen
"Die GoBD kamen zwar als schlichtes Schreiben des Bundesfinanzministeriums daher, aber sie haben es in sich", warnt Lars Meyer-Pries, Leiter Entwicklung Rechnungswesen-Programme bei der Datev eG. Er erwartet daher, dass einige der neuen Vorgaben Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen der meisten Unternehmen notwendig machen, zumindest aber die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen. Damit sei insbesondere zu rechnen wegen der konkretisierten Anforderungen an eine zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grund(buch)aufzeichnungen, an die Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen sowie an die Aufbewahrung von elektronischen Belegen und Daten aus sogenannten Vorsystemen. Die Finanzverwaltung problematisiert zum Beispiel ausdrücklich leicht änderbare Office-Formate und die schlichte Aufbewahrung auf Dateisystemebene, wenn keine ergänzenden Maßnahmen zur Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsanforderungen ergriffen und dokumentiert werden.

"Die GoBD sind ein dicker Aufgabenbrocken für Selbstständige und Unternehmen, über den sie unbedingt mit ihrem Steuerberater sprechen sollten", rät Meyer-Pries. Denn eine Nichtbeachtung könne die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung gefährden ­ und Unternehmer wüssten, was das bedeutet. Die Datev, ein genossenschaftlich organisierter IT-Dienstleister, hatte sich in die Entstehung der neuen Grundsatznormen eingebracht, mit dem Ziel den bürokratischen Aufwand für Unternehmen und Kanzleien möglichst gering zu halten. In enger Abstimmung mit den steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsorganisationen sowie weiteren Wirtschaftsverbänden wurden Kritikpunkte vorgetragen und Verbesserungsvorschläge gemacht. Es konnten aber nur in Einzelpunkten Zugeständnisse der Finanzverwaltung erreicht werden.

Betroffen sind auch Freiberufler und Kleinst-Unternehmen
Betroffen von den GoBD sind nicht nur bilanzierungspflichte Unternehmen, sondern alle Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen, das heißt auch so genannte Einnahmenüberschuss-Rechner, wie etwa Kleinstunternehmen und die meisten Freiberufler, also zum Beispiel Ärzte, Architekten, Fotografen oder auch Journalisten. Zudem beziehen sich die GoBD auch auf Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchführung, wie etwa die Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung und Zeiterfassung. (Datev: ra)

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