E-Bilanz verlangt detailliertere Pflichtangaben

Neue Pflicht zur digitalen Übermittlung der Jahresabschlüsse: Schon jetzt solltensich Unternehmen gezielt auf die E-Bilanz vorbereiten
Veränderungen im Rechnungswesen: Die von der Finanzverwaltung vorgesehene Gliederungstiefe des Jahresabschlusses kann Auswirkungen auf das bisherige Buchungsverhalten und vorgelagerte Unternehmensprozesse haben

(14.11.11) - Nun ist es amtlich: Die E-Bilanz kommt spätestens für die Abschlüsse des Geschäftsjahres 2013. Für Unternehmen bedeutet dies, dass es einiges zu tun gibt. Denn die neue Pflicht zur digitalen Übermittlung der Jahresabschlüsse ist nicht mit einem Knopfdruck erledigt. Da die Finanzämter zusätzliche Informationen und differenziertere Gliederungen im Jahresabschluss verlangen, gilt es bereits bei der unterjährigen Erstellung der Finanzbuchführungen einiges zu beachten. Darauf weist jetzt die Datev hin.

Hoffnungen auf weitere Verschiebungen der E-Bilanz wurden mit der Veröffentlichung des Schreibens des Bundesministeriums für Finanzen vom 28.09.2011 beiseitegeschoben. Lediglich für das erste Geschäftsjahr nach dem 31.12.2011 wurde eine so genannte "Nichtbeanstandungsregelung der Papiereinreichung" vereinbart. Für die nachfolgenden Geschäftsjahre ist die elektronische Übermittlung von steuerlichen Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen für alle bilanzierenden Unternehmen ohne Größenklassenunterschiede verpflichtend.

Die E-Bilanz verändert nicht nur die Art und Weise der Übermittlung. Die von der Finanzverwaltung künftig vorgesehene Gliederungstiefe des Jahresabschlusses, die weit über die für den handelsrechtlichen Abschluss hinausgeht, kann Auswirkungen auf das bisherige Buchungsverhalten und vorgelagerte Unternehmensprozesse haben. Deshalb sollten auch bilanzierungspflichtige Unternehmen, die die Buchhaltung komplett vom Steuerberater erledigen lassen, sich vor Beginn des betroffenen Geschäftsjahres mit dem Thema beschäftigen.

Künftig müssen im Rahmen der Steuererklärung entweder Handelsbilanzen mit Überleitungsrechnung oder Steuerbilanzen elektronisch nach einem fest vorgegebenen Schema – Fachleute sprechen hier von Taxonomie – an das Finanzamt übertragen werden. Dieses Schema basiert auf XBRL, die "extensible Business Reporting Language", einem international akzeptierten Standard für den Austausch von Unternehmensdaten, der unter anderem auch schon für die Offenlegung beim elektronischen Bundesanzeiger Verwendung findet.

Für die E-Bilanz hat die Finanzverwaltung im Rahmen dieses Standards Pflichtfelder definiert und ergänzt, die für jeden Jahresabschluss ausgefüllt werden müssen. Das dadurch entstehende größenklassen-unabhängige Normschema ist deutlich detaillierter als etwa die Handelsgesetzbuch-Gliederung für große Kapitalgesellschaften. Dies erzwingt eine Überprüfung und Umstellung des betrieblichen Rechnungswesens: Kontenrahmen und Bilanztabellen werden künftig zwangsläufig differenzierter, weil sie sich an den Pflichtangaben orientieren sollten, die von der Finanzverwaltung gefordert werden.

Veränderungen betreffen nicht nur die Buchführung
"Im ersten Schritt sollten selbstbuchende Unternehmen beziehungsweise die Steuerberater die Finanzbuchführung so einstellen, dass die von der Finanzverwaltung geforderten Informationen in der entsprechenden Detailtiefe möglichst schon in der Buchführung gesammelt werden", erklärt Lars Meyer-Pries, bei der Datev Leiter in der Entwicklung der Rechnungswesen-Programme. Dadurch können aufwändige Nacharbeiten zum Zeitpunkt der Abschlusserstellung und Steuererklärung vermieden werden. Die Datev beobachtet seit Jahren die laufenden E-Government-Projekte und bringt zusammen mit den berufsständischen Organisationen ihrer Mitglieder Praxisaspekte in die Umsetzung ein. Dadurch ist sie für die notwendigen Umstellungen bestens gerüstet. Sie unterstützt mit Software und berät zusammen mit dem jeweiligen Steuerberater Unternehmen bei der Vorbereitung auf die E-Bilanz.

Programmlösung zur Erstellung und sicheren Übertragung
"Natürlich wird die Datev rechtzeitig zum Jahreswechsel 2011/2012 die an die gültige Taxonomie angepassten Standardkontenrahmen (SKR03 und SKR04) zur Verfügung stellen", sagt Meyer-Pries. "Bereits jetzt kann die Datev Anwender in Unternehmen und Kanzleien auf die geänderten Kontenrahmen und Kontierungsrichtlinien sowie auf die gegebenenfalls notwendige Adaptierung der Abläufe vorbereiten." Diese Veränderungen können sich bisweilen durch das gesamte Unternehmen ziehen. Eine frühzeitige Analyse der Auswirkungen und Anpassung der Prozesse ist daher deutlich vor Beginn des betroffenen Geschäftsjahres geboten.

Da der Steuerberater meist auch bei selbstbuchenden Unternehmen die Erstellung und Übermittlung der E-Bilanz übernimmt, ist er darauf angewiesen, dass diese Unternehmen die buchungsrelevanten Sachverhalte entsprechend differenziert darstellen. Eine manuelle Nachbearbeitung wäre sonst mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Die eigentliche Übertragung an die Finanzbehörden ist dann der kleinere Part, der bei den Datev-Programmen in die bestehenden Abschlusserstellungsprozesse integriert ist.

Die Datev stellt für die Übermittlung der E-Bilanzen – wie derzeit etwa auch schon für Steuererklärungen oder die Offenlegung – sichere Übertragungswege zur Verfügung. Das ist bei diesem Thema entscheidend, da es sich bei der E-Bilanz um vertrauliche Steuerdaten handelt, die nicht von Dritten eingesehen werden sollen. Auch die Archivierung der Daten übernimmt die Genossenschaft. Das Datev-Rechenzentrum dient dabei als Informations- und Datendrehscheibe sowie als digitales Archiv auf höchstem Sicherheitsniveau.

Sonderbilanzen erst nach 2014 zwingend
Die meisten mittelständischen Unternehmen brauchen bei Einsatz einer professionellen Rechnungswesen-Software keinen zu großen Aufwand für die Umstellung auf die E-Bilanz zu fürchten. Die Erstellung von Handels- und Steuerbilanzen in getrennten Buchungskreisen, die auch durch das BilMoG (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz) schon notwendig wurde, wird durch die E-Bilanz weiter forciert. Durch die E-Bilanz dürfte darüber hinaus insbesondere bei verschachtelten und mehrstöckigen Personengesellschaften die Erstellung von Sonder- und Ergänzungsbilanzen jedoch sehr aufwändig werden. Diese werden aber erst für Geschäftsjahre gefordert, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Wo die Anwendung eines Standardkontenrahmens nicht möglich ist oder internationale Rechnungslegungsstandards wie IFRS oder US-GAAP angewendet werden, gilt Ähnliches. (Datev: ra)

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