Checkliste für die elektronische Rechnungsstellung

Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein?
Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben

(21.10.11) - Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes am 23. September durch Bundestag und Bundesrat sind für die Rechnungsstellung alle elektronischen Verfahren erlaubt, mit denen über einen zehnjährigen Nachweiszeitraum die Identität des Rechnungsstellers, die Unversehrtheit der Rechnung und die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden können. Damit hat die Politik den Weg für die vereinfachte elektronische Rechnungsstellung ohne qualifizierte digitale Signatur freigegeben.

Welche Kriterien müssen elektronisch versendete Rechnungen erfüllen, um gesetzeskonform und damit vorsteuerabzugsfähig zu sein?

1. Sicherstellung der Identität des Rechnungsstellers
Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist laut des Fragen-Antwort-Katalogs des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsstellers gesichert ist. Identitätsprüfungen über die Umsatzsteueridentifikationsnummer, Steuernummer und den vollständigen Namen des leistenden Unternehmens müssen vollzogen werden. Einige Dienste für die sichere und vertrauliche elektronische Kommunikation integrieren diese Prüfungen in ihren Service. Manuelle Prüfungen der Identität des Senders entfallen somit.

2. Validierung der Unversehrtheit der Rechnungen
Wurde der Inhalt der Rechnung nicht verändert? Die Unversehrtheit des Inhalts einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben nicht verändert worden sind. Die traditionelle E-Mail ist einfach zu manipulieren. Wird von der Originalrechnung zum Beispiel ein digitaler Fingerabdruck genommen und in einem unabhängigen "Clearing" gespeichert, kann jede beliebige Rechnung immer, auch Jahre später, automatisch auf Echtheit hin überprüft werden. Diese Unversehrtheitsprüfung ist jederzeit auf Abruf möglich.

3. Lesbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit
Elektronische Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden. Für das BMF bedeutet Lesbarkeit eine "für das menschliche Auge lesbare Form". Die elektronische Rechnung muss vom Format her innerhalb des zehnjährigen Nachweiszeitraums vorgelegt werden können. Die ursprüngliche Rechnungsdatei ist aufzubewahren.

4. Vorhandensein eines innerbetrieblichen Prüfpfads
Verwenden Unternehmen keine qualifizierte digitale Signatur oder das EDI-Verfahren, sind sie dafür verantwortlich, ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einzurichten, das einen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schafft. Zu prüfen, ob die Rechnung echt, unversehrt und inhaltlich korrekt ist, obliegt dem Rechnungsempfänger und entspricht auch dem bislang üblichen Prozedere. Es bedeutet für die betroffenen Unternehmen keine neue Aufzeichnungspflicht.

5. Zustimmungspflichtig
Was Unternehmen noch beachten müssen, ist, dass der Rechnungsempfänger dem Erhalt elektronischer Rechnungen zugestimmt haben muss. Er kann dazu ausdrücklich aufgefordert werden oder aber "stillschweigend" zustimmen, indem er mehrere elektronische Rechnungen ohne Widerspruch entgegennimmt. Ein Ablehnen ist auch möglich. Dann müssen die Rechnungen weiterhin in Papierform gesendet werden.
(Regify: ra)

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